Die Marktgemeinde Velden setzt im Finanzmanagement voll auf Digitalisierung. Im Gespräch mit Finanzreferetin Dr.in Margit Heissenberger.
Die Digitalisierung spielt auch in den Gemeinden eine immer größer werdende Rolle. Velden nimmt hier eine Vorreiterrolle ein. Welche Schritte wurden gesetzt?
HEISSENBERGER: Nach ausführlicher Analyse der derzeitigen Prozesse und Identifizierung diverser Optimierungspotentiale durch die Finanzabteilung wurde gemeinsam mit dem langjährigen Partner und österreichweit geschätzten Experten in Digitalisierungsangelegenheiten, der Public Software & Consulting GmbH, für Velden ein spezielles Produkt entwickelt. Der digitale Rechnungs-Workflow wurde dabei erweitert beziehungsweise optimiert und an die Vorgaben des Landes angepasst.
Was ist unter Rechnungs-Workflow zu verstehen?
Zunächst: Kosten und Zeit werden eingespart. Der digitale Workflow hilft, die Rechnungsprüfung, Genehmigung, Freigabe, Kontierung, Buchung, Zahlung bis hin zur Archivierung effizienter, zuverlässiger, revisionssicherer und gesetzmäßig abzuwickeln. Der Workflow ermöglicht somit ein schnelleres, nachhaltigeres und produktiveres Arbeiten.
Was bedeutet dies konkret?
Durch die neuen, effizienteren Prozesse, die für unsere Gemeinde maßgeschneidert sind, ist es jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter bis hin zur Finanzverwaltung möglich – damit auch der Finanzreferentin –, jederzeit und überall, also ortsunabhängig, Rechnungen zu prüfen und freizugeben. Dadurch bleiben den Mitarbeitern mehr Kapazitäten, um sich weiteren Aufgaben, Vorhaben und Projekten zu widmen. Darüber hinaus ersparen wir uns enorme Mengen an Papier und Toner – ein wichtiger Umweltaspekt.
Derartige Projekte wie die Digitalisierung erfordern auch engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
Ja, natürlich, deshalb bin ich auch sehr stolz auf unser Mitarbeiterteam, das mit der Umsetzung hervorragende Leistungen erbracht hat, womit wir Vorbild für andere Gemeinden sein könnten. Die effektive Umsetzung war nur durch den Zusammenhalt und die Unterstützung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte, die den Fortschrittsgedanken und Willen zur stetigen Verbesserung prägen und fördern, möglich.
Wie schaut es mit dem Datenschutz aus, der gerade in kommunalen Verwaltungen eine große Rolle spielt?
Unser integriertes System garantiert einen viel besseren Schutz von sensiblen und vertraulichen Daten. So gelangen beispielsweise digitale Rechnungen direkt an die zuständigen Mitarbeiter und liegen nicht auf Schreibtischen, wo sie eventuell unbefugte Personen sehen könnten.
